Der SEPA zweiter Teil: B2B Lastschriften und Überweisungen

Der SEPA zweiter Teil: B2B Lastschriften und Überweisungen

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In meinem ersten Bericht über das neue SEPA (Single Europe Payments Area) -Zahlungsverfahren bin ich ja noch einige Dinge schuldig geblieben. Dies hatte, wenn man ehrlich ist, vor allem zwei Gründe.

1. Bankangelegenheiten werden nicht spannender, je länger man sich damit auseinandersetzt und

2. das neue SEPA-Verfahren ist so kompliziert, wie es sich anhört. Daher setzt sich ja auch niemand damit auseinander.

Aber gut, was tut man nicht alles für seine Leser. Schließlich ist SEOPT ein Full-Service Dienstleister und dazu gehört es eben auch, den Kunden schnell und klar darzulegen, was auf sie zukommt.
Im Falle von SEPA bedeutet dies, zuzüglich zu meinen Texten auch noch mit der eigenen Bank Kontakt aufzunehmen, sofern Sie dies noch nicht getan haben.

Die SEPA-Zahlungsverfahren

Während es bei den SEPA-Überweisungen zu keinen größeren Änderungen im Bereich der Abwicklung kommt (abgesehen davon, dass man sich beim Verwendungszweck nur noch mit einem Drittel der möglichen Zeichen begnügen muss), sieht dies bei der Lastschrift doch deutlich anders aus.

Die SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit, SDD) kann bereits seit November 2009 im deutschen und europäischen Gebiet genutzt werden. Ähnlich zur derzeitigen Regelung mit dem Einzugsermächtigungs- und Abbuchungsauftragsverfahren, stehen auch bei der SEPA-Lastschrift zwei Methoden zur Verfügung. Die erste ist die so genannte SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) und die andere ist die SEPA Firmenlastschrift (SEPA B2B Direct Debit).

Die Gemeinsamkeiten der beiden Lastschriftverfahren

Wie der Name bzw. das „E“ im Namen schon sagt, müssen beide SEPA-Lastschriften in der Währung Euro und innerhalb der Teilnehmerländer vorgenommen werden. Außerdem besteht keine Betragsbegrenzung, die Teilnehmer müssen durch IBAN und BIC identifizierbar sein und es besteht die Meldepflicht gemäß der Außenwirtschaftsverordnung.

Interessant wird es, weil jeder Lastschrifteinreicher eine Kreditor bzw. Gläubiger-Identifikationsnummer benötigt und weil der Zahlungspflichtige den Einzug autorisieren muss. Hiermit wären wir bei den schon erwähnten Mandaten, die sicherlich bei der endgültigen Umstelllung zu reichlich Verwirrung führen werden. Diese Mandate schreiben nämlich vor, dass der Zahlungspflichtige (Debitor) vorab von der Belastung seines Kontos in Kenntnis gesetzt werden muss. Der Kreditor muss ihn daher schriftlich und im Voraus über die Abbuchung informieren. – Inklusive Betrag und Fälligkeitsdatum!

Dies ist aber noch nicht alles, was auf den Lastschrifteinreicher zukommt. Darüber hinaus muss die SEPA-Lastschrift ebenfalls innerhalb einer bestimmten Frist vorzeitig bei der eigenen Bank eingereicht werden. Inklusive dem Datum der noch zu erfolgenden Abbuchung.

Ach ja, alle Einreichungen haben außerdem elektronisch in dem, im ersten Artikel schon erwähnten, ISO 20022 Standard und im XML-Format zu erfolgen.

Die SEPA-Basislastschrift

Kommen wir nun also zum spannenden Teil. Bei der mehr oder weniger unter Privatkunden getätigten Basislastschrift kommt es durch die SEPA-Einführung zur Übermittlung der erwähnten Mandatsinformationen an die Bank des Zahlers. Dies gab es beim derzeitigen Einzugsermächtigungsverfahren nicht.

Außerdem gibt es die Vorlauffrist beim Kreditinstitut des Kreditors, welche sich bei Erst- oder Einmallastschriften auf fünf Tage und bei Folge- bzw. Dauerlastschriften zwei Tage beläuft. Dies ist neu, da das alte Basislastschriftverfahren solcherlei Fälligkeitsdaten nicht besaß. Ebenso sieht es mit der neu eingeführten Pre-Notification für den Debitor und der Gläubiger-Identifikationsnummer aus. Beides sind Pflichtangaben im SEPA-Zahlungsverkehr und waren vorher nicht notwendig.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Fristvorgaben, welche allerdings von unterschiedlichen Voraussetzungen abhängig sind und daher einen Blick in das SEPA-Regelwerk (ja, auch dieses gibt es) notwendig machen. Dieses SEPA Core Direct Debit Regelbuch kann bei den meisten Banken eingesehen oder direkt heruntergeladen werden. Dazu aber im Abschnitt zum SEPA-Mandat später mehr.

Die SEPA-Firmenlastschrift

Bei der SEPA-B2B Option ist der Name natürlich Programm. Die SEPA-Firmenlastschrift wird lediglich für den Einzug von Forderungen zwischen zwei Unternehmen benutzt. Daher gibt es im Gegensatz zur Basislastschrift einige zu beachtende Punkte:

  1. Spätestens am Tag vor der Fälligkeit müssen die Lastschriften bei der Bank des Lastschrifteinreichers vorliegen.
  2. Spätestens zwei Tage NACH dem Fälligkeitsdatum müssen Rückgaben (z.B. mangels Deckung) durch die Bank des Debitors erfolgen.
  3. Bei einer autorisierten Firmenlastschrift besteht keine Möglichkeit, diese z.B. durch einen Widerspruch zurückzugeben.
  4. Das schriftliche Mandat unterscheidet sich von dem der Basislastschrift und muss von der Bank des Debitors (Zahlungspflichtigen) mit dem dort vorliegenden Mandat abgeglichen werden.

Im Rahmen der SEPA-Firmenlastschrift muss der Kreditor Mandatsreferenznummer vergeben, welche gemeinsam mit der Kreditor-Identifikationsnummer den gesamten Zahlungsverkauf innerhalb des SEPA-Datensatzes regelt.

Das SEPA-Mandat

Wie Sie beim Lesen sicherlich schon festgestellt haben, sind die SEPA-Mandate ein wichtiger Bestandteil des gesamten Modells. Keine Lastschrift darf innerhalb der SEPA-Zahlungsverfahren ohne gültiges Mandat (Unterschrieben vom Debitor) getätigt werden.

Daher sollten sich die Lastschrifteinreicher vorab genau mit dem Regelbuch bzw. Regelbüchern (SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebook oder SEPA B2B Direct Debit Scheme Rulebook) auseinandersetzen. – Ja, ich weiß. Hört sich unheimlich spannend an und in etwa so, wie Sie es sich vorstellen ist es auch. Aber kleine Fehler können sich im SEPA-Lastschriftverfahren akkumulieren und schwerwiegende Auswirkungen haben. Die Tatsache, dass die SEPA-Regelwerke eine gewisse Haltbarkeit haben und es schon jetzt Versionen gibt, die momentan gültig sind oder erst ab Februar 2014 gültig sind, macht die Sache dabei leider nicht einfacher. Unter dem oben genannten Link haben Sie aber die Möglichkeit alle Versionen (natürlich auch schon die erloschenen, damit das Lesen erst richtig Spaß macht) einzusehen.

Im SEPA-Verfahren gibt es immerhin keine Gestaltungsauflagen. Lediglich der Inhalt ist vorgegeben. Wie und in welcher Weise versuche ich nun in den folgenden elf Punkten zu erläutern:

  1. Der rechtlich relevante Text sollte den Regelbüchern entnommen werden, da dieser das Mandat bestimmt.
  2. Im Mandat muss eine eindeutige Anweisung zur Einlösung an die Bank erfolgen („Ich weise mein Kreditinstitut hiermit an, die von Firma XY gezogenen Lastschriften einzulösen.“).
  3. Der Lastschrifteinreicher muss für jedes Mandat eine eindeutige Mandatsreferenz vergeben. Diese kann maximal 35 alphanumerische Stellen aufweisen und sich z.B. aus Kunden- oder Versichertennummer, Kassenzeichen und/oder Auftragsnummer zusammensetzen.
  4. Mandatsreferenz und Kreditor-Identifikationsnummer ergeben in Verbindung eine eindeutige Identifizierung eines jeden Mandats.
  5. Im Mandat muss enthalten sein, ob es sich um eine einmalige oder eine wiederkehrende Lastschrift handelt („Alle Lastschriften der Firma XY sollen eingelöst werden.“ oder „Ich erteile den einmaligen Einzug einer Lastschrift für die Firma XY.“).
  6. Das Mandat muss auf die achtwöchige Rückgabemöglichkeit nach der Belastung hinweisen („Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Datum der Belastung, die Erstattung des gesamten Belastungsbetrages verlangen.“).
  7. Der Kreditor muss der Bank des Debitors eine Kopie des Mandatsauftrages zukommen lassen, weil die Debitoren-Bank bei der Einlösung einer Lastschrift das Mandat prüfen muss.
  8. Alle erteilten Mandate müssen vom Kreditor mindestens 14 Monate archiviert und aufbewahrt werden. Der Debitor hat die Möglichkeit, ein Mandat noch 13 Monate nach der Belastung anzuzweifeln! Daher kann er auch noch nach 13 Monaten über seine Hausbank das Mandat einfordern.
  9. Mandate können als einmaliges Vertragsmandat pro Grundgeschäft oder als Sammelmandat ausgegeben werden. Sammelmandate gelten für alle zu regelnden Vertragsbeziehungen!
  10. Der Debitor kann jederzeit ein Mandat gegenüber dem Kreditor widerrufen.
  11. Jedes Mandat erlischt automatisch drei Jahre (36 Monate) nach der letztmaligen Nutzung!

Rücküberweisungen im SEPA-Regelwerk

Kommen wir nun noch zu den Sonderprozessen im SEPA-Regelwerk. So genannte R-Transaktionen sind Rückgaben oder Rückweisungen von Überweisungen bzw. Lastschriften. SEPA legt hier spezifizierte Schritte im Umgang mit dieser Ausnahmesituationen fest.

R-Transaktionen von SEPA-Lastschriften lassen sich zunächst in zwei Kategorien einteilen: Vor der Verrechnung und nach der Verrechnung. Je nach Zeitpunkt gibt es schließlich drei bis vier Arten der Rückweisung.

Vor der Verrechnung kann die Bank des Kreditors eine Lastschrift ablehnen (reject). Außerdem kann der Debitor sein Konto für die Lastschrift sperren (refusal). Darüber hinaus können Kreditor selbst oder die Bank des Kreditors die Lastschrift zurückrufen (revocation) oder die Bank allein kann den Auftrag (z.B. bei Doppelbuchung) streichen lassen (request for cancellation).

Nach der Verrechnung bzw. dem settlement kann hauptsächlich der Debitor handeln. Dies kann in zweierlei Hinsicht durch die Bank des Debitors (return oder refund) geschehen. Ersteres (return) tritt in Erscheinung, wenn ein Konto nicht gedeckt oder geschlossen ist, wohingegen das Zweite durch einen Widerspruch des Debitors geschieht.
Dritte und letzte Möglichkeit nach der Verrechnung tätig zu werden ist die, dass der Kreditor die Lastschrift annulliert und eine Gutschrift (z.B. bei Doppeleinreichung) beauftragt.

Stichpunkte für SEPA

Bevor Sie nun in Panik verfallen, möchten wir Ihnen noch ein paar Punkte mit auf den Weg geben, die Sie in Bezug auf das SEPA-Lastschriftverfahren überdenken sollten:

Das war es dann auch schon zum neuen SEPA-Zahlverfahren. Ich hoffe, dass die Situation nun zumindest etwas deutlicher geworden ist. Gerade im B2B-Bereich wird SEPA sciherlich noch zu einiger Verwirrung führen. Sorgen Sie daher für einen Wissensvorsprung und informieren Sie sich umfassend über die Änderungen und setzen Sie baldmöglichst alle nötigen Mandate auf, um auf Februar 2014 umfassend vorbereitet zu sein. Denn die Konkurrenz schläft sicherlich nicht. – Und wenn doch, dann haben Sie sicherlich einiges an Zeit und Geld gewonnen.

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Über den Autor

Wer schreibt eigentlich hier? Mein Name ist Helen Schrader, Diplom-Geographin und ambitionierte Bloggerin in den Bereichen SEO und Online Marketing. Schwerpunktmäßig beschäftige ich mich mit E-Commerce, Social Media, internetgestützter Markt- und Meinungsforschung sowie kollaborativen Internetumgebungen.

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